Vegyük azt az esetet, hogy van valamennyi érzéked a szoftverekhez, vagy most épp nem tudsz pénzt áldozni szoftverekre, így azzal a feltételezéssel is élünk, hogy ügynökségeket sem tudsz megfizetni, akik ezeket a szoftvereket használnák, azaz nekik lenne rá szükség és nem neked, tehát végül az számodra még nagyobb havi kiadással járna.
Operációs rendszer, a Windows nincs ingyen, a Mac OS pedig eléggé megdrágítja a hardware-t. Lehet, hogy neked és kollégáidnak is megfelelő lenne egy Chromebook, hiszen az életedet nagyrészét a böngészőben fogod tölteni vállalkozóként.
Irodai programcsomag. Word, azaz szövegszerkesztő és Excel, azaz táblázatkezelő.
Mobiltelefon általában operációs rendszerrel érkezik, de az operációs rendszer nagyban befolyásolja az eszköz árát.
Email rendszer, mert bármilyen kis induló üzletről is van szó a freemail és gmail végződés már nem megfelelő, saját domain-re és az alóli levelezésre lesz szükség.
Kell minimum egy portfólió oldal, de jobb időközönként hírt adni magunkról, például blogon keresztül.
Minden tevékenységünket meg kell terveznünk és azokat nyomonkövetni, így valamilyen feladatkezelő is hasznos.
Mindezt pénzért csináljuk, de ha még bevételünk nincs is, kiadásaink már biztosan, és ezeket nyilván kell tartanunk, ha másért nem, hogy átadhassuk a könyvelőnek, vagy adóbevallást készíthessünk.
Ha szerencsések vagyunk, akkor bevétel is keletkezik, amihez számláznunk kell, amit ma már szoftverből tudunk megtenni.
Ahhoz, hogy legyenek vevőink, értékesíteni kell. Iparágtól függő, hogy egy értékesítési folyamat milyen hosszú és milyen lépései vannak, de egy folyamat, amit követni kell, erre is jó egy CRM.
Ha vannak vevőink, ügyfelelink, partnereink, akkor velük kapcsolatot kell tartanunk, amihez valamilyen ügyfélszolgálati rendszer szükséges ahol a kéréseket, kérdéseket, bejelentéseket, ügyeket követhetjük.
Ha fentiek, vagy az alábbiak közül bármit is kiszervezünk más vállalkozóknak vagy asszisztenseknek, akkor a feladatok mellett az időráfordításokat is követnünk kell, bár a saját időnket is célszerű mérni, amihez HR megoldás kell, például jelenléti ívek kezeléséhez.
Ha eddig eljtuttunk, akkor elég jó skillekkel rendelkezünk, vagy a megfelelő emberekkel dolgozunk Akárhogy is van, a kétféle tudást, amely a saját üzlet üzemeltetéséhez kell, vagy amit az ügyfelelinkkel is megosztunk a hatékony működéshez - például support, vagy belső kollégák tehermentesítéséhez mondjuk képzések esetén - valamilyen tudásbázisba kell rendszereznünk. (Amin akár egy AI-t is feltaníthatunk a további hatékonyságnöveléshez).
Ez mind megvan, és egy integrált rendszert választunk, mint az Odoo, amiben még a lentiekből is található néhány funkció, vagy az ERPNext-et, ami ingyenesen kínálja az összes modulját, az általuk le nem fedett funkciókat nyújtjtó egyéb szoftverek felé még szükség van szinkronizációs szoftverre. (Vagy ha az előzőekre nem integrált megoldást, hanem mindenre külön szolgáltatást használunk, akkor végképp).
Eddig a pontig még mindig vonzó az Odoo ajánlata, hiszen egy felhasználóra az összes funkció olcsó és fair-nek tűnik, hogy ahogyan nő a céged, úgy fizess többet a licenszért. De érdemes azt a szempontot is behozni, hogy ha valamiért pont nincs pénzed a megnövekedett licensz díjat kifizetni, akkor nem tudod a cégedet működtetni, illetve a növekvő cég esetén várhatóa más költségek is növekednek, tehát jobb helye is lehet annak a pénznek. Persze a legjobb ha az ezen megspórolt összeg egyenesen profitot képez, mert például az ERPNext-et választottad helyette.
Itt fontos kiemelni, hogy mindkettő szoftverre rengeteg pénzt elkölthetsz ha egyedi igényeket szeretnél lefedni, így célszerű ezeket is úgy kezelni, mintha egy felhős szolgáltatás lenne, amibe nem lehetnek egyedi kéréseid, így tudod a költségeidet alacsonyan tartani.
Több cégnél tapasztaltuk, hogy Odoo esetén csupán 2-3 felhasználó esetén, mivel nem mindig van lehetőség havidíjban rendezni, az éves licenszdíj kb 22.40 EUR * 3 (felhasználó=1 neked, 1 az első részmunkaidős/alvállalkozódnak, 1 admin az eseti beállításokhoz/fejlesztéshez) * 12 hónap = 800 EUR mindig fáj, bármikor is kell fizetni.
De itt hadd osszunk meg két sokat érő tippet:
1. A szinkronizációs szoftvereknek köszönhetően van lehetőség olcsóbb testreszabásra, ha mégis szükség van valamire*, illetve
2. A saját core businesed-re, például gyártás vagy ecommerce vagy amivel jelentős üzleti előnyre tehetsz szert a versenytársakkal összehasonlítva (például értékesítés), mert sokat számít bevételedben, ott célszerű lehet akár drágább szoftvert is beemelni. Vagy és itt a lényeg, az épp pont nem lesz drágább, csupán jobb, csak a teljes arzenált jól kell kiválasztani.*
*Ezek részleteiért keressetek elérhetőségeinken >>
Itt kell megemlítenünk, hogy az Odoo szuperül csinálja, hogy az appjainak értékét a piacvezető, specializált konkurens árával hasonlítja össze, pl a hírlevélküldőjét a Mailchimp-pel, így több ezer dolláros spórolásként állítja be az Odoo használatot, ami enyhe túlzás és kifelejti, hogy ezen kívül még rengeteg szoftverre van szükség. És ez a kulcs, hogy az összes szoftvert kell egyben vizsgálnunk, nem csak azt amit az ERP ki tud váltani.
Bármilyen üzletről is legyen szó az biztos, hogy kell értékesítenünk, így valamilyen marketing szoftverre szükségünk lesz, de a fentiektől eltérően a marketinghez nem csupán egy szoftverre lesz szükségünk, hanem a teljesség igénye nélkül:
- Grafikai program,
- Videószerkesztő program,
- Közösségi média menedzser program,
- Valamilyen asszisztens, mert az ingyens AI keretből hamar kifutunk,
- Automatizált marketing például hírlevél szoftver
- És a list hosszú lehet...
Tartalom és konkurencia elemző az ingyenes látogatók szerzéséhez és SEO-hoz, kulcsszavakhoz, trendekhez, hogy a fenti weboldal, hírlevél, közösségi média tartalom és blog ne pusztába kiáltott szó legyen, hanem a célcsoportnak releváns tartalom amely a látogatóból, olvasóból vevőt csinál, persze a megfelelő marketing, pl hírlevél szoftverrel, mert adatbázist _kell_ építened.
Mit tudsz tenni? Igen, nem veszed meg, nem használod, amivel versenyhátrányba kerülsz, mert a konkurenciád használja ezeket. De ők hogyan engedhetik meg maguknak? Lehet, hogy ők sem engedhetnék meg, csak nem számolták ki, illetve néhányan biztosan a kényelmetlen és ideiglenesen igyenes lehetőséget használják ki és vannak páran, akik ismerik a titkot hogyan lehet ezt jól csinálni.
Miért nem mindegy, hogy melyik szoftvert használod ingyen? Mert a legtöbb esetben azokban olyan limitációk vannak, amik szintén hátraltatnak, vagy akadályozzák a munkát és nem hagynak más választást, mint előfizetni, amit ugye nem akartál. És a legtöbb esetben például az API nem érhető el, ami az általunk javasolt koncepció egyik fontos része.
Az adat az érték, így még az sem akkora gond, ha rosszul választasz, bár meg lehet előzni, és másik szoftverbe kell migrálni, ennél az a rosszabb, amikor az saját adatod az mégsem a tiéd és a migrálást is megnehezítik. Ezért is fontos, hogy segítsünk a jó választásban.
Érdemes még figyelembe vennünk a szoftverek összehasonlításakor azok felhasználóbarátságát és a tanulási görbét, mert lehet hogy az egyik szoftver ingyenes, de tízszer annyi időbe telik benne megcsinálni azt, amit egy valóban gazdaságos szoftverben, vagy ahogy fentebb megfejtettük a piacvezető szoftverben, amihez hatalmas kedvezménnyel is hozzá lehet jutni csupán néhány kattintás. Persze az is előfordul bizonyos feladat esetén, hogy olyan ritkán használod, hogy pont a kényelmetlen szoftvert érdemes választani.
A piac azt szeretné, hogy néhány ezer dolláros indulóköltség után még béreljünk szoftvereket kb havi 5-600 USD értékben. Ez egy induló vállalkozásnál éves szinten könnyedén elérheti a 10.000 dollárt a felhasznlók számának függvényében. (Ezért sem ajánlunk havidíj/felhasználó díjú megoldásokat, hanem korlátlanokat a sikeres skálázódáshoz). Amint tudjuk, a vállalkozások nagy része csődbe megy az első évben, ha ekkor mi ekkora profitot termelünk, az már nagyon jó eredménynek számít. (Persze hosszútávon kevés lesz).
A backendo ezzel szemben az üzletfejlesztésben is a segítségedre tud lenni, aminek ma már rengetek IT vonatkozása van, ahogy a fentiekből is látszik. Ha a backendo menedzseli az IT keretet, akkor a jelentősen tudja csökkentei a költségeket. Ezzel elősegíti a vállalkozás növekedését, mert komplexen kezeli a lehetőségeket akár a cégstruktúra tervezéssel együtt, ami például adóoptimalizációval további profitnövekedét jelenthet. A backendo havidíjas konstrukciója lehetővé teszi, hogy a szükséges szoftverekhez hozzáférj, használhasd, az adataid fölött neked legyen kontrollod és még a csapatunk szakértői tudását is igénybe veheted.